Marketing & Communications Coordinator (bilingual)

Marketing & Communications Coordinator (bilingual)
Are you a collaborative communications professional who wants to contribute to a national, team-first sport environment?
Rugby Canada is the national governing body for rugby in Canada. Guided by our core values: Courage, Unity, Fun, Respect, and Integrity, we work with communities across the country to grow the game and inspire Canadians through rugby.

This role supports national marketing and communications initiatives that strengthen rugby communities coast to coast and reflects our One Squad approach to collaboration across departments, Provincial Unions, and partners.
About the Role: The Marketing & Communications Coordinator supports the planning and execution of integrated communications and marketing initiatives aligned with Rugby Canada’s National Growth Plan and sport development strategies.

The role requires strong hands-on experience using HubSpot for campaign execution and PlayHQ (or a similar sport registration system) for registration-related communications, as well as fluency in both English and French.

Key Responsibilities
Organizational Marketing & Communications
• Coordinate communications and marketing efforts across departments supporting governance, member services, coach development, officiating, registration, and grassroots growth
• Develop and implement campaigns aligned with Rugby Canada’s National Growth Plan and sport development strategies
• Work closely with internal teams and Provincial Unions to highlight collaborative initiatives and community success stories that reflect our One Squad approach
• Maintain an editorial calendar in Monday.com, tracking key events, deadlines, and milestones
• Support campaign development, execution, and tracking using HubSpot
Stakeholder & Member Engagement
• Support communication with Member Unions, community clubs, and sport partners through newsletters, announcements, toolkits, and guidelines
• Assist with drafting consistent internal and external communications aligned with Rugby Canada’s brand and voice
• Support distribution and tracking of key messages related to registration, policies, and seasonal campaigns

Content Development & Digital Engagement
• Write and edit content for Rugby Canada’s website, social media platforms, and email communications
• Collaborate with creative and digital teams to develop graphics, video, and multimedia content
• Contribute to national storytelling initiatives that showcase rugby communities across Canada
Registration & System Communications
• Collaborate with Member Services and Registration teams to communicate key registration processes, system updates, and timelines
• Support communications related to PlayHQ, including registration campaigns, platform updates, and user-support materials
Reporting & Insights
• Track campaign performance and engagement to inform future initiatives
• Contribute to post-campaign reviews and continuous improvement efforts

Official Languages Support
• Coordinate the official languages budget and use of translation services
• Support staff across the organization in managing translation workflows

Skills & Qualifications
• Bilingual in English and French – preference will be given to these candidates
• 2–4 years of experience in marketing, communications, or sport administration (non-profit or sport environment preferred)
• Demonstrated experience using HubSpot and PlayHQ
• Strong writing, editing, organizational, content creation, and collaboration skills
• Experience with digital platforms such as WordPress and social media channels
• Familiarity with multi-channel campaign delivery and stakeholder communications
• Basic graphic design skills or experience with Canva or Adobe Creative Suite (asset)
• Knowledge of Canadian amateur sport systems or the rugby landscape (asset)
• Legally able to work in Canada

Personal Attributes
• Collaborative, relationship-oriented, and comfortable working across teams
• Highly organized with strong time-management skills and attention to detail
• Proactive self-starter with a growth mindset
• Able to manage shifting priorities in a fast-paced, national organization

Application Submission Please submit the following in a single PDF via the application portal:
1. Resume and brief cover letter (highlighting relevant roles, experience, and how these will contribute to Rugby Canada)
2. Any applicable certifications (World Rugby, Safe Sport, concussion management, etc.)

Applications will be reviewed upon submission. 

Coordonnateur ou coordonnatrice du marketing et des communications (bilingue)
Êtes-vous un(e) professionnel(le) de la communication doté(e) d’un esprit de collaboration et désireux(-euse) de contribuer à un environnement sportif national axé sur l’esprit d’équipe?

Rugby Canada est l’organisme national de régie du rugby au Canada. Guidés par nos valeurs fondamentales : le courage, l’unité, le plaisir, le respect et l’intégrité, nous travaillons avec les communautés partout au pays pour développer le rugby et inspirer les Canadiennes et Canadiens grâce à ce sport.

Ce poste soutient les initiatives nationales de marketing et de communication qui renforcent les communautés de rugby d’un océan à l’autre et reflète notre approche Une seule équipe de collaboration entre les services, les fédérations provinciales et les partenaires.

À propos du poste : Le coordonnateur ou la coordonnatrice du marketing et des communications soutient la planification et la mise en oeuvre d’initiatives intégrées de communication et de marketing alignées sur le Plan de croissance national et les stratégies de développement du sport de Rugby Canada.
Le poste exige une solide expérience pratique de l’utilisation de HubSpot pour la mise en oeuvre de campagnes et de PlayHQ (ou d’un système d’inscriptions sportives similaire) pour les communications liées aux inscriptions, ainsi qu’une maîtrise de l’anglais et du français.

Responsabilités clés
Marketing et communications organisationnels
• Coordonner les efforts de communication et de marketing entre les différents départements chargés de la gouvernance, des services aux membres, du développement des entraîneurs, de l’arbitrage, des inscriptions et de la croissance de la base.
• Élaborer et mettre en oeuvre des campagnes alignées sur le Plan de croissance national de Rugby Canada et les stratégies de développement du sport.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes internes et les fédérations provinciales afin de mettre en avant les initiatives collaboratives et les réussites locales qui reflètent notre approche Une seule équipe.
• Tenir à jour un calendrier éditorial sur Monday.com, en y consignant les événements clés, les échéances et les étapes importantes.
• Appuyer l’élaboration, l’exécution et le suivi des campagnes à l’aide de HubSpot. Participation des intervenants et des membres
• Appuyer la communication avec les fédérations membres, les clubs amateurs et les partenaires sportifs par le biais de bulletins d’information, d’annonces, de boîtes à outils et de lignes directrices.
• Aider à la rédaction de communications internes et externes cohérentes, et alignées à la marque et à la voix de Rugby Canada.
• Appuyer la diffusion et le suivi des messages clés liés aux inscriptions, aux politiques et aux campagnes saisonnières.

Développement de contenu et participation numérique
• Rédiger et réviser le contenu destiné au site Web de Rugby Canada, aux réseaux sociaux et aux communications par courriel.
• Collaborer avec les équipes créatives et numériques pour développer des graphiques, des vidéos et du contenu multimédia.
• Contribuer aux initiatives nationales de récits qui mettent en valeur les communautés rugbystiques partout au Canada.

Communication relative aux communications et aux systèmes
• Collaborer avec les équipes des services aux membres et des inscriptions pour communiquer les principaux processus d’inscription, les mises à jour du système et les échéances.
• Appuyer les communications liées à PlayHQ, y compris les campagnes d’inscription, les mises à jour de la plateforme et les documents d’aide aux utilisateurs.
Rapports et observations
• Suivre les performances et la participation liées aux campagnes afin d’orienter les initiatives futures.
• Contribuer aux examens post-campagnes et aux efforts d’amélioration continue.
Soutien aux langues officielles
• Coordonner le budget des langues officielles et l’utilisation des services de traduction.
• Appuyer le personnel de l’organisation à gérer les flux de travail de traduction.
Marketing & Communications Coordinator (bilingual) Page 5 of 5
Compétences et qualifications
• Bilingue en anglais et en français – la préférence sera donnée aux candidats qui le sont.
• Deux à quatre ans d’expérience en marketing, en communication ou en administration du sport (de préférence dans le secteur du sport ou des organisations sans but lucratif).
• Expérience avérée dans l’utilisation de HubSpot et de PlayHQ.
• Solides compétences en rédaction, révision, organisation, création de contenu et collaboration.
• Expérience avec des plateformes numériques telles que WordPress et les réseaux sociaux.
• Connaissance de la mise en oeuvre de campagnes multicanales et de la communication avec les intervenants.
• Compétences de base en conception graphique ou expérience avec Canva ou Adobe Creative Suite (ceci est considéré comme un atout).
• Connaissance des systèmes sportifs amateurs canadiens ou du milieu du rugby (ceci est considéré comme un atout).
• Autorisation légale de travailler au Canada.

Qualités personnelles
• Esprit de collaboration, entregent et aisance à travailler avec différentes équipes.
• Sens aigu de l’organisation, excellentes compétences en gestion du temps et souci du détail.
• Autonomie, proactivité et état d’esprit orienté vers le développement.
• Capacité à gérer plusieurs priorités changeantes au sein d’une organisation nationale au rythme dynamique.

Soumission de candidature Veuillez soumettre les documents suivants dans un fichier PDF unique via le portail de candidature:
1. CV et lettre de motivation succincte (mettant en avant les postes occupés et l’expérience pertinente, ainsi que la manière dont ceux-ci contribueront à Rugby Canada);
2. toutes les certifications pertinentes (World Rugby, Sécurité dans le sport, gestion des commotions cérébrales, etc.).